La gestion des stocks est un élément essentiel de la réussite d’un restaurant. En effet, elle permet de garantir la qualité et la fraîcheur des produits, de réduire le gaspillage et les pertes, de maîtriser les coûts et les marges, de respecter les délais de livraison et de fidéliser les fournisseurs.
Mais comment gérer efficacement ses stocks et ses approvisionnements en restauration ? Quels sont les outils et les bonnes pratiques à adopter ?
Voici quelques conseils pour optimiser votre gestion des stocks et des commandes.
1) Déterminez vos besoins en fonction de votre activité
La première étape pour gérer vos stocks et vos commandes est de déterminer vos besoins en fonction de votre activité. Pour cela, vous devez analyser plusieurs facteurs :
- La demande : quelle est la fréquentation de votre restaurant ? Quels sont les plats les plus vendus ? Quelle est la saisonnalité de votre activité ?
- L’offre : quelle est la composition de votre carte ? Quels sont les produits que vous utilisez ? Quelle est leur durée de conservation ?
- Le stockage : quelle est la capacité de votre espace de stockage ? Quelles sont les conditions de conservation des produits (température, hygrométrie, etc.) ?
- Le budget : quel est le coût d’achat des produits ? Quelle est la marge que vous souhaitez réaliser ?
En fonction de ces éléments, vous pouvez établir un plan d’approvisionnement qui détermine la quantité, la fréquence et le moment des commandes. Vous pouvez également prévoir un stock de sécurité qui vous permet de faire face aux imprévus (augmentation soudaine de la demande, rupture chez le fournisseur, etc.).
2) Choisissez vos fournisseurs avec soin
La deuxième étape pour gérer vos stocks et commandes est de choisir vos fournisseurs avec soin. En effet, vos fournisseurs sont des partenaires clés qui influencent la qualité de vos produits, le respect des délais et le coût de vos achats. Pour choisir vos fournisseurs, vous devez prendre en compte plusieurs critères :
- La qualité : quels sont les labels, les certifications ou les garanties que proposent les fournisseurs ? Quels sont les avis des autres clients ?
- Le prix : quel est le tarif pratiqué par les fournisseurs ? Quelles sont les conditions de paiement et les remises possibles ?
- Le service : quel est le délai de livraison des fournisseurs ? Quelle est leur réactivité et leur disponibilité ? Quel est leur service après-vente ?
- La proximité : où sont situés les fournisseurs ? Quel est l’impact écologique et social de leur activité ?
En fonction de ces critères, vous pouvez comparer les offres des différents fournisseurs et négocier avec eux les meilleures conditions possibles. Vous pouvez également diversifier vos sources d’approvisionnement pour éviter la dépendance à un seul fournisseur.
3) Utilisez un logiciel de gestion des stocks et des commandes
La troisième étape pour gérer vos stocks et approvisionnements est d’utiliser un logiciel de gestion des stocks et des commandes. En effet, un logiciel adapté à votre activité vous permet de simplifier et d’automatiser certaines tâches, telles que :
- Le suivi des stocks : le logiciel vous indique en temps réel le niveau de vos stocks, les produits à commander ou à écouler, les dates de péremption, etc.
- La passation des commandes : le logiciel vous permet de passer vos commandes directement auprès de vos fournisseurs, en tenant compte de vos besoins et de votre budget.
- La réception des livraisons : le logiciel vous permet de contrôler la conformité des livraisons, d’enregistrer les factures et les bons de livraison, de mettre à jour vos stocks, etc.
- Le reporting : le logiciel vous fournit des rapports et des statistiques sur votre activité, tels que le taux de rotation des stocks, le coût moyen des produits, le chiffre d’affaires par produit, etc.
Un logiciel de gestion des stocks et des commandes vous fait gagner du temps, de l’argent et de la sérénité. Il existe de nombreux logiciels sur le marché, adaptés à différents types de restaurants. Voici quelques exemples :
- ➡ Zenchef : un logiciel tout-en-un qui vous permet de gérer vos stocks, vos commandes, vos réservations, votre site web, votre communication, etc.
- ➡ FoodMeUp : un logiciel spécialisé dans la gestion des stocks et des commandes pour les restaurants qui travaillent avec des produits frais et locaux.
- ➡ Snapshift : un logiciel qui vous permet de gérer vos stocks, vos commandes, mais aussi votre planning et votre paie.
4) Adoptez les bonnes pratiques pour éviter le gaspillage
La quatrième étape est d’adopter les bonnes pratiques pour éviter le gaspillage alimentaire. En effet, le gaspillage alimentaire représente une perte financière, mais aussi un impact négatif sur l’environnement et la société. Pour réduire le gaspillage dans votre restaurant, vous pouvez suivre ces conseils :
- Prévoyez des portions adaptées à la demande : proposez des plats à la carte ou en formule, avec des options de taille ou de garniture. Vous pouvez également proposer des doggy bags à vos clients qui n’ont pas fini leur assiette.
- Utilisez les produits en priorité selon leur date de péremption : respectez la règle du FIFO (First In First Out), qui consiste à utiliser en premier les produits les plus anciens. Vous pouvez également cuisiner les produits proches de leur date limite en les transformant en soupes, sauces, gratins, etc.
- Faites un don ou une vente à prix réduit des invendus : au lieu de jeter vos produits invendus, vous pouvez les donner à des associations caritatives ou à vos employés. Vous pouvez également les vendre à prix réduit à vos clients ou à des plateformes comme Too Good To Go.
- Sensibilisez vos équipes et vos clients : formez vos équipes aux bonnes pratiques anti-gaspillage et communiquez sur vos actions auprès de vos clients. Vous pouvez également leur proposer des conseils ou des recettes pour réutiliser les restes chez eux.
➡ En évitant le gaspillage, vous faites des économies, vous préservez la planète et vous valorisez votre image.
En conclusion
En conclusion, la gestion des stocks et des approvisionnements est un aspect essentiel de la gestion d’un restaurant. Elle vous permet de garantir la qualité de vos produits, de réduire vos coûts et d’optimiser votre rentabilité. Pour gérer efficacement vos stocks et vos commandes, vous devez déterminer vos besoins en fonction de votre activité, choisir vos fournisseurs avec soin, utiliser un logiciel adapté et adopter les bonnes pratiques pour éviter le gaspillage. En suivant ces conseils, vous pourrez gérer votre restaurant en toute sérénité.