Si vous êtes gérant d’un ou plusieurs restaurants, alors il est important que vous preniez régulièrement du recul sur votre activité pour savoir dans quelle direction vous allez, et quelles actions corriger. Pour cela, vous devez disposer d’indicateurs vous permettant de piloter votre activité. Les KPI (“Keyword Indicator Performance”, en anglais), appelés Indicateurs Clés de Performance en français, sont nécessaires pour apprécier la situation de votre entreprise et donc son état de santé à un instant T.

Afin d’avoir une vue d’ensemble de votre activité, il est recommandé de regrouper vos principaux KPI au sein d’un tableau de bord. Cela vous permettra d’avoir une vue claire et synthétique de votre activité.

Mais la principale difficulté va être de définir les KPIs dont vous aurez besoin pour piloter au mieux votre restaurant.

Quels sont les principaux KPIs à suivre pour une entreprise dans le secteur de la restauration ?

Selon nous, les KPI restauration peuvent être classés en 4 grandes catégories selon leur nature : les KPIs financiers, les KPIs RH, les KPIs relatifs à la satisfaction client, et enfin les KPIs liées à l’activité.

Dans cet article, nous allons vous donner les indicateurs clés qui nous semblent les plus pertinents pour chacune de ces catégories.

I / KPI financiers

    1. Ratio matières
    1. Ratio personnel
    1. Prime cost et Marge sur Prime cost
    1. Pourcentage de frais généraux
    1. Coût d’occupation
    1. Taux de coulage

II / KPI RH

    1. Le taux de Turnover
    1. Le taux d’absentéisme
    1. Le temps d’embauche moyen d’un salarié

III / KPI de satisfaction client

    1. Avis Google
    1. Nombre de plaintes clients enregistrées
    1. Temps de service moyen

IV / KPI liés à l’activité

    1. Le tryptique : chiffre d’affaires / nombre de couverts servis / ticket moyen
    1. La productivité horaire

I) Les KPI financiers

Les KPI financiers sont indispensables pour suivre et analyser la rentabilité de votre restaurant. Il permettent de répondre aux questions suivantes :

  • Mon restaurant est-il suffisamment rentable ?
  • Quelles sont mes marges et comment les améliorer ?

Nous avons sélectionné quelques principaux KPI propres au secteur de la restauration.

1) Ratio matières

Parce que le coût matières est le poste de dépenses le plus élevé après celui du personnel, il est fondamental de le maîtriser, de le surveiller en permanence et de procéder à des actions correctrices en cas de dérapages.

Le ratio matières correspond à la part de matières consommées, par rapport au chiffre d’affaires. Il se calcule à partir des données sur les achats mensuels et les stocks, de la manière suivante :

Ratio matière = (Achats de matières + Stock initial - Stock final) / Chiffre d’affaires HT

Le calculer chaque mois est fondamental pour vérifier qu’il est dans la norme, qu’il n’augmente pas. Ou, s’il augmente, d’en analyser les causes.

Le ratio matières doit normalement être compris entre 25 % et 35 % du chiffre d’affaires HT.

Il dépend principalement de 2 facteurs :

  • Le type de restauration : une pizzeria a un ratio matières de l’ordre de 25 %, alors qu’un restaurant gastronomique, utilisant des matières plus onéreuses, se rapproche de 35 %.
  • Le degré de transformation des matières premières : un restaurant où tout est “fait maison” a un ratio matières moins élevé que celui qui utilise des produits de quatrième ou de cinquième gamme.

Ce ratio matières (30,6 %) est au-dessus de la norme constatée dans une pizzeria. Il est nécessaire de contrôler que chaque composante du coût matières, le prix et les quantités, est correctement maîtrisée. Et si ce n’est pas le cas, de corriger.

Pour maîtriser le coût matières, il y a 2 facteurs sur lesquels il est possible d’agir :

a) La gestion des approvisionnements

On peut perdre beaucoup d’argent en achetant trop cher ! Négocier les prix auprès de vos fournisseurs est une source très importante de profit. Avoir plusieurs fournisseurs permet de comparer et de discuter les prix. C’est aussi un gage de sérieux en cas de défection de l’un deux.

Vos différentes sources d’approvisionnement peuvent être :

  • Le marché local et les commerces de détail
  • Les marchés de gros, qui regroupent dans un même lieu les producteurs et grossistes des secteurs alimentaires. Il en existe 18 en France, dont le plus important se situe à Rungis (près de Paris).
  • Les “cash and carry”, qui sont des grossistes spécialisés, réservés aux professionnels, dont le plus important dans le secteur de la restauration est Metro.
  • Les producteurs, qui sont la source d’approvisionnement privilégiée des restaurateurs traditionnels misant sur la fraîcheur et l’authenticité.

La mercuriale est un outil très utile à mettre en place pour gérer et suivre les prix des différents ingrédients. Il s’agit d’un tableau que vous pouvez réaliser sur tableur (type Excel) dans lequel : vous y listez tous les ingrédients avec le nom du fournisseur, la référence de l’ingrédient chez le fournisseur, le conditionnement, et le prix d’achat unitaire. Pour un ingrédient donné, il existe autant de lignes que de fournisseurs. La mercuriale demande un peu de temps à sa création, mais les mises à jour sont rapides et cela permet de disposer d’un outil de suivi des prix fort utile.

Un approvisionnement optimal consiste à commander les justes quantités afin d’éviter les ruptures de stocks tout en minimisant les coûts, car détenir du stock coûte cher. C’est un exercice délicat, qui dépend de la nature des achats et des prévisions de ventes.

b) Gérer l’utilisation des matières

Une autre source non négligeable d’économie : contrôler les quantités, éviter les pertes et le gaspillage.

Quelques principes simples vont permettre d’optimiser l’utilisation des matières premières :

  • Respectez scrupuleusement les quantités indiquées dans les fiches techniques, sous peine de voir votre coût matières augmenter fortement. Des portions de filet de boeuf de 110 g au lieu de 100 g peuvent provoquer une diféérence significative …
  • Limiter les pertes en surveillant les stocks, et particulièrement ceux qui sont proches de la date limite de consommation. Une manière d’utiliser ces produits consiste à les inclure dans le plat du jours, ou dans une formule “coup de coeur” particulièrement attractive.
  • Limitez les pertes dans la production en cuisine : c’est lié au savoir-faire du personnel en cuisine, qui doit maîtriser l’épluchage, les différentes techniques de cuisson, etc.

2) Ratio personnel

Le coût du personnel est le poste de dépense le plus important d’un restaurant, puisque les charges de personnel (salaires + charges sociales inclues) représentent 30 % à 40 % du chiffre d’affaires, selon le type de restaurant : 30 % pour la restauration rapide et jusqu’à 40 % pour la restauration traditionnelle à thème. Cela peut grimper jusqu’à 45 % pour un restaurant gastronomique.

Ratio personnel = (Salaires bruts + Charges patronales) / Chiffre d’affaires HT

Pour maîtriser le ratio personnel, il est nécessaire de prévoir au mieux les effectifs. Prévoir le nombre de personnes nécessaires à la bonne marche du restaurant se révèle un exercice délicat : un personnel insuffisant augmente les temps d’attente et engendre l’insatisfaction de la clientèle. A l’inverse, un effectif trop important engendre un coût élevé, ce qui risque e dégrader fortement votre rentabilité.

Selon Laurent Pailhès, gérant de Neo Engineering, puisque les plats peuvent être plus ou moins élaborés en cuisine, le coût du personnel ne peut pas être pris isolément du coût matières : ce que le restaurant peut gagner en main-d’oeuvre, il le perd en coût matières. Et inversement.

Néanmoins, le seuil minimal de “Prime cost” (somme du coût matières et des charges de personnel) est évalué à 65 % du chiffre d’affaires. En dessous de ce seuil, le client perçoit un problème de qualité. Donc, si vous avez un objectif de coût matières de 30 %, un ratio de charges de personnel de 35 % sera la norme pour prévoir vos effectifs.

3) Prime cost et Marge sur Prime cost

Le Prime cost, ou coût principal (en français), est la somme des 2 principaux postes de dépenses d’un restaurant : le coût matières et les charges de personnel.

La Marge sur Primes cost, ou marge sur coût principal, représente la marge que vous dégagez après avoir payé vos 2 plus gros postes de dépenses.

Le Prime cost doit être compris entre 65 % et 75 % du chiffre d’affaires HT, et la marge sur Prime cost se situe donc entre 25 % et 35 %.

4) Pourcentage de frais généraux

Les frais généraux comprennent toutes les autres dépenses nécessaires au fonctionnement du restaurant, à l’exception des coûts d’occupation : eau, électricité, gaz, assurance, publicité, frais postaux, frais de transport, taxes, etc.

Le montant total des frais généraux doit se situer entre 10 % et 15 % du Chiffre d’affaires HT.

5) Coût d’occupation

Les coûts d’occupation correspondent aux charges liées à l’occupation du local et ainsi qu’à l’utilisation du matériel nécessaire pour faire fonctionner le restaurant. Plus précisément, cela correspond donc à la somme des éléments suivants : loyers, redevances de crédit bail, intérêts d’emprunts, dotations aux amortissements.

Le coût d’occupation est généralement compris entre 10 % et 12 % du chiffre d’affaires HT.

6) Taux de coulage

Le frais de coulage correspondent aux charges liées au gaspillage / à la perte sur matières premières, ainsi qu’à la casse de matériels.

Le taux de coulage correspond environ à 2 % du chiffre d’affaires HT.

II) Les KPI RH

Il est primordial, pour un gérant de restaurant (comme pour toute entrepreneur de manière générale), de s’assurer du bien être de ses salariés. Cela va d’ailleurs avoir un impact important sur la performance du restaurant de manière générale : des employés heureux seront davantage motivés, et cela se fera ressentir au niveau de la clientèle et de l’image du restaurant.

Les KPI de nature RH sont pertinents pour vous donner une indication de la santé de votre restaurant “en interne”.

Nous avons retenu 3 indicateurs RH, qui nous semblent particulièrement pertinents.

1) Le taux de Turnover

Le turnover représente un coût important en restauration. En effet, l’entrée de nouveaux salariés nécessite des les former aux process du restaurant (ce qui est chronophage). Il faut également compter les frais d’entrée et de sortie des salariés.

Le turnover a donc un impact considérable sur la masse salariale. Celle-ci peut augmenter facilement de 10 % en cas de turnover important.

Il est donc primordial de suivre ce taux de turnover de près, et de mettre en place des actions pour réduire celui-ci au maximum. Le défi pour un employeur est de réussir à conserver son personnel et à le motiver. Il existe pour cela différents leviers sur lesquels il est possible d’agir : opter pour une rémunération attractive du personnel, favoriser un bon climat social dans le restaurant (organiser des after works par exemple), avoir de la considération pour ses employés et reconnaître la qualité de leur travail.

2) Le taux d’absentéisme

Le taux d’absentéisme est également un indicateur de bien être des salariés au travail. En moyenne, des salariés épanouis auront un nombre d’absence moins élevé sur l’année. Il est donc important de favoriser un bon climat social dans l’entreprise, afin que les salariés se sentent bien. Cela aura un impact significatif au niveau financier.

3) Le temps d’embauche moyen d’un salarié

La restauration est un secteur dans lequel il y a pénurie de main-d’oeuvre qualifiée. Embaucher est donc loin d’être une mince affaire. Cependant, même s’il s’agit d’une problématique commune à tous les restaurateurs, il convient de remarquer qu’il existe des différences significatives d’un établissement à un autre. Cela signifie donc qu’il existe des leviers pour améliorer l’embauche de salariés:

  • Favoriser un bon climat social bien sûr : cela va favoriser le bouche à oreilles.
  • Communiquer afin de développer une image de marque forte. La communication sur Internet et les réseaux sociaux (marketing digital) va permettre de renforcer l’image de marque du restaurant. Cela va donner envie à de potentiels candidats de rejoindre l’établissement, et donc de faciliter les embauches de personnel.

III) Les KPI de satisfaction client

Le nerf de la guerre reste bien sûr, sur le long terme, la satisfaction de la clientèle. Une clientèle satisfaite recommandera votre établissement, et ainsi vous pourrez bénéficier du bouche à oreilles.

1) Avis Google

Un indicateur très simple à mesurer est la note de votre établissement sur Google. Il est primordial que votre établissement ait de nombreux avis positifs, afin d’optimiser votre e-réputation.

Pour améliorer cet indicateur, il faudra prendre en compte les avis laissés par les internautes, et également répondre à ces avis : remercier les avis positifs, mais également répondre aux avis négatifs pour montrer que l’on prend en compte les critiques dans un but d’amélioration.

2) Nombre de plaintes clients enregistrées

Les plaintes réelles déposées en restaurant sont un indicateur des problèmes à améliorer au sein de votre établissement : que ce soit des problèmes d’accueil, de gestion, de qualité des plats proposés, ou autres.

Il est important d’être à l’écoute de ces plaintes, et de mettre en place des actions correctrices afin que celles-ci ne se reproduisent plus.

3) Temps de service moyen

Le temps de service moyen est un indicateur important, car il va avoir un impact direct sur la satisfaction de la clientèle. Pour améliorer le temps de service, il faudra d’une part accentuer la formation des équipes, et d’autre part optimiser les process du restaurant.

IV) Les KPI liés à l’activité

1) Le tryptique : chiffre d’affaires / nombre de couverts / ticket moyen

Vous devez être constamment vigilant sur l’évolution de 3 indicateurs clés : le chiffre d’affaires, le nombre de couverts servis, et le ticket moyen.

Si votre chiffre d’affaires baisse, il faut en analyser la raison :

  • Si votre nombre de couverts baisse alors que votre ticket moyen est stable : votre fréquentation est en baisse, il va falloir chercher à en comprendre les causes. Il va falloir aussi étudier votre clientèle habituelle pour voir si elle vous est fidèle. Si elle ne l’est pas, comprendre pourquoi. Suivant les causes détectées, il va falloir faire des actions correctrices pour fidéliser la clientèle et redynamiser la fréquentation.
  • Votre ticket moyen baisse alors que le nombre de couverts servis est stable : vos actions correctrices vont viser à soutenir le ticket moyen, grâce à différentes techniques commerciales.

2) La productivité horaire

Cet indicateur correspond au chiffre d’affaires réalisé pour une heure de travail effective. Cet indicateur est intéressant notamment pour anticiper la masse salariale nécessaire à l’activité, analyser les périodes de sureffectif ou de sous effectif et agir en conséquence.

En conclusion

Les KPI restauration sont de précieux indicateurs pour votre restaurant : ils est important de les analyser régulièrement afin de prendre de la hauteur sur votre activité, de fixer les orientations stratégiques et corriger les dysfonctionnements observés. Ils vont vous permettre de piloter votre établissement, dans le but de l’améliorer en continu.

Chez ATICO, nous vous aidons à construire vos KPIs pour piloter au mieux l’activité de votre restaurant !